Makaleler

1. GİRİŞ:

Türk Ticaret Kanunun 82. Maddesinde; tacirlere, ticari defterlere ve mali tablolara yapılan kayıtları on yıl süre ile saklama yükümlülüğü getirilmiştir. Bu saklama süresi Ticaret Kanunu’na göre on yıl, Vergi Usul Kanunu’na göre beş yıl olarak belirtilmiştir. Ancak beş yıllık saklama süresini uzatan pek çok istisna olduğundan; hangi durumlarda defter ve belgelerin saklama süresinin uzayacağının iyi bilinmesi gerekmektedir.

Tacirlerin bahse konu defter ve belgelerini kağıt ortamında kayıt altına alabildiği gibi 2011 yılında Vergi Usul Kanununun Mükerrer 242. maddesinde yapılan değişiklikle bazı şartları taşıyan mükelleflere e-Fatura ve e-Defter kullanma zorunluluğu getirilmiştir. Bu değişiklikle beraber anılan kanunda yer alan şartları taşıyan mükellefler, defter ve belgelerini elektronik ortamda saklamak mecburiyetine girmişlerdir.

Defter ve belgelerin elektronik ortamda saklanması ve son yıllarda artan dijital dönüşüm süreçleriyle birlikte e-Defter mükelleflerinin karşılaşabileceği bazı sorunlar bulunmaktadır. Bu makalemizde ise defterlerini elektronik ortamda saklayan şirketlerin karşılaşabileceği sorunlara ve bu sorunlar karşısında hangi yolların izlenmesi gerektiğine açıklık getirilmeye çalışılacaktır.

2. E-Defter Kullanımına İlişkin Yasal Açıklamalar:

2.1. E-Defter Kullanma ve İbraz Etme Zorunluluğu:

Vergi Usul Kanunu’nun mükerrer 242. maddesine istinaden çıkartılan; 421 ve 454 Seri Numaralı VUK Genel Tebliğleri’nde belirli şartları taşıyan mükelleflerin e-Defter ve e-Fatura kullanma zorunluluğu belirtilmiştir. E-defter ve e-Fatura kullanımına ilişkin ilk olarak; 13/12/2011 tarih ve 28141 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 1 seri nolu Elektronik Defter Genel Tebliği ile uygulamanın usul ve esasları belirlenmiştir.

Yapılan son güncellemeler ile 01/01/2020 tarihinden itibaren e-Defter uygulamasına geçmesi gereken mükellef grupları; 19/10/2019 tarihli ve 30923 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği’nde açıkça belirtilmiştir. Defterlerini elektronik ortamda tutan mükelleflerin, e-Defterlerini saklama ve gerektiğinde ibraz etme yükümlülüğü ise yine aynı tebliğde açıklanmıştır. Bu zorunluluğu yerine getirmeyen mükellefler için; e-Defterleri ve bunlarla ilişkili berat dosyaları ile muhasebe fişlerini yetkili makamların isteği üzerine ibraz etmeyenler hakkında, işledikleri fiile göre Vergi Usul Kanununun ve Türk Ticaret Kanununun ilgili hükümleri uygulanacaktır. Dolayısıyla anılan kanun ve tebliğler doğrultusunda defter ve belgelerini ibraz etmeyen mükellefler için özel usulsüzlük cezası ve/veya vergi ziyaı cezası uygulanacağı belirtilmiştir.

Son zamanlarda artan dijital dönüşüm süreci ile birlikte oluşabilecek risklerin artmasıyla, 01/01/2020 tarihinden itibaren elektronik ortamda tutulan defterlerin ikincil kopyalarının da muhafaza edilme zorunluluğu getirilmiştir. Bu tarihten itibaren; defterlerini elektronik ortamda tutan mükellef grupları, işletmelerine ait e-Defterlerinin ikincil kopyalarını da muhafaza edeceklerdir.

Teknolojinin, ticari faaliyetlerin hızlanmasına ve bu faaliyetlerde sağladığı avantajlar işletmeler tarafından fark edilmiş olup, özellikle son dönemde yaşanan küresel salgın ile birlikte dijital dönüşüm süreci büyük bir ivme kazanmıştır. Her ne kadar bu sürecin birçok avantajı olsa da işletmelere ait bilgi ve belgelerin elektronik ortamlara aktarılmasıyla beraberinde getirdiği riskler de artış göstermiştir. Oluşabilecek farklı risk türlerinin sonucunda işletmelere ait elektronik ortamda tutulan defterler işlem göremez hale gelip zayi olabilmektedir.

2.2. E-Defter Verilerinin Zayi Olması:

2011 yılından itibaren belirli şartları taşıyan mükelleflerin defterlerini elektronik ortamda tutması gerektiği yukarıda bahsettiğimiz kanun ve tebliğler ile belirlenmiştir. Geçtiğimiz yıldan itibaren içinde bulunduğumuz küresel salgın ile beraber dijital dönüşüm sürecinde kazanılan ivme ile ticari faaliyetler elektronik ortamlara taşınmıştır. Bu süreçte şirketlere ait bütün verilerin elektronik ortamlara aktarılması evrak kalabalığını ortadan kaldırmış, erişim kolaylığı ile ticari faaliyetlere hız kazandırmıştır. Her ne kadar dijital dönüşüm ile büyük bir avantaj sağlanmışsa da beraberinde dezavantajlarını da doğurabilmektedir.

Şirketlere ilişkin bütün bilgi ve belgelerin elektronik ortamlara aktarılmasıyla beraber siber saldırıların ve/veya virüslerin, üçüncü kişiler tarafından bu bilgi ve belgelere erişim sağlayabileceği hatta bu kişiler tarafından silinebileceği ihtimallerini de gündeme getirmektedir. Bununla birlikte elektronik defterlere ait kayıtların bozulması, silinmesi, zarar görmesi, olağanüstü hallerin(doğal afetler vs.) meydana gelmesiyle,  şirketlere ait defterler işlem göremez ve ibraz edilemez duruma gelebilmektedir.

Makalemizin konusunu oluşturan bu durum karşısında ise şirketlerin hangi yolları izlemesi gerektiği aşağıda açıklanmaya çalışılacaktır. Bu aşamaya geçmeden önce bazı kavramların bilinmesi faydalı olacaktır.

Özellikle bu günlerde adından sıkça söz edilen ve Covid-19 salgınıyla beraber ülkemizde ilan edilen “Mücbir Sebep” halinin ne olduğu, hangi durumlarda mükelleflerin mücbir sebep kapsamında olacağını belirtelim. 04/01/1961 tarihli ve 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 13 üncü maddesinde mücbir sebep halleri sayılmış ve bu durum içerisinde olan mükelleflerin mücbir sebep kapsamında işlemlerini gerçekleştireceği belirtilmiştir.

Vergi Usul Kanunu “Madde 13- Mücbir sebepler”:

1. Vergi ödevlerinden her hangi birinin yerine getirilmesine engel olacak derecede ağır kaza, ağır hastalık ve tutukluluk,

2. Vergi ödevlerinin yerine getirilmesine engel olacak yangın, yer sarsıntısı ve su basması gibi afetler,

3. Kişinin iradesi dışında vukua gelen mecburi gaybubetler,

4. Sahibinin iradesi dışındaki sebepler dolayısiyle defter ve vesikalarının elinden çıkmış bulunması,

Mücbir sebep kapsamında değerlendirilecek hallerdendir.

Türk Ticaret Kanunu’nun Saklama ve İbraz Bölümü 82/7. Maddesinde:

- Bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu defterler ve belgeler; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde zıyaa uğrarsa tacir zıyaı öğrendiği tarihten itibaren on beş gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden kendisine bir belge verilmesini isteyebilir. Bu dava hasımsız açılır. Mahkeme gerekli gördüğü delillerin toplanmasını da emredebilir.

Denmiştir. Yukarıda anılan TTK ve VUK maddelerinde bahsi geçen “gibi” ifadesiyle birlikte kanun maddelerinde anılan olayların benzeri durumlarında da aynı şekilde işlem yapılabileceği yorumlanabilmektedir. Anılan kanun maddesinde; defter ve belgelerin mücbir sebep kapsamında zıyaa uğraması durumunda mahkemeden alınması gereken belgeye “zayi belgesi” adı verilmektedir.

Bu kanun maddesiyle birlikte önemli bir kavram olan “zayi” kavramının da bilinmesi gerekmektedir. Zayi; yok olmuş, elden çıkmış anlamlarını taşımaktadır. Zayi olan mal, ticari defter veya belge tamamen yok olmakta ve eğer zayi olmuş olan şey bir mal veya parasal değer taşıyan belge niteliğindeyse iktisadi değerinin de kaybolacağı açıktır. Burada zayi olma kavramının mantığında ise; kişi veya kurumların mal, ticari defter ve belgelerin zayi olmasında herhangi bir kusurunun bulunmaması anlaşılmaktadır.

Kanun maddesinde de belirtildiği üzere, bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu defter ve belgeler için, zıyaı öğrendiği tarihten itibaren 15 gün içinde dava açılması gerekmektedir. Açılacak dava ile ticari işletmenin bulunduğu yer asliye ticaret mahkemelerinden zayi belgesi talep edilir. Ancak e-Defterlerin zarar görmesi veya yok olması durumunda sadece zayi belgesi alınması yeterli olmayacaktır.

2.3. E-Defterlerin Zayi Olması Durumunda Yapılması Gerekenler:

19/10/2019 tarih ve 30923 nolu Resmi Gazete’de yayımlanan; Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No: 1)’Nde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ(Sıra No:3) de :

- e-Defter tutanlar, Vergi Usul Kanununda belirtilen “Mücbir Sebep” halleri nedeniyle e-Defter veya beratlarına ait kayıtlarının bozulması, silinmesi, zarar görmesi veya işlem görememesi ve e-Defter ve berat dosyalarının muhafaza edildiği e-Defter saklama hizmeti veren özel entegratör kuruluşlardan veya Başkanlıktan ikincil örneklerinin temin edilemediği hallerde, söz konusu durumların öğrenilmesinden itibaren tevsik edici bilgi ve belgeleri ile birlikte 15 gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yetkili mahkemesine başvurarak kendisine bir zayi belgesi verilmesini istemelidir. Mahkemeden zayi belgesinin temin edilmesini müteakip, zayi belgesi ile birlikte durumun Başkanlığa yazılı olarak bildirilmesi ve Başkanlık tarafından istenilen bilgi ve belgelerin (talep edilecek bilgi ve belgeler e-Defter Uygulama Kılavuzunda açıklanır) ibraz edilmesi halinde, mükelleflerin zayi olan e-Defter kayıtlarının yeniden oluşturulması ve bunlara ait yeni oluşturulan e-Defter ve berat dosyalarının e-Defter uygulaması aracılığı ile Başkanlık sistemine yeniden yüklenmesi için Başkanlık tarafından yazılı izin verilir.

Denmiş olup, zayi belgesi ile beraber istenilen bilgi ve belgeler ise, e-Defter Uygulama Kılavuzunda belirtilmiştir.

a. Teknik veya yazılımsal kaynaklı eksik veya hatalı veri girişleri olması halinde;

• Özel Amaçlı YMM Raporu,
• Uyumlu yazılım firması tarafından hazırlanan teknik rapor,

b. e-Defter ve beratlarının siber saldırı, virüs vb. nedenlerle zayi olması halinde;

• Özel Amaçlı YMM Raporu
• Veri kurtarma merkezi tarafından hazırlanacak durum tespit tutanağı,
• Muhasebe programındaki muhasebe fişlerinin de zarar görmüş olması halinde ayrıca Cumhuriyet Başsavcılığına suç duyurusunda bulunulduğuna ilişkin belge,

c. e-Defter ve beratlarının, 213 sayılı Vergi Usul Kanunun 13 üncü maddesinde belirtilen mücbir sebep halleri dolayısıyla zayi olması halinde ise;

• Özel Amaçlı YMM Raporu,
• Ayrıca, mücbir sebep halini tevsik edici diğer belgeler (polis tutanağı, yangın raporu, teknik rapor vb.),

Yukarıda zayi olma durumunun niteliğine göre ibraz edilmesi gereken bilgi ve belgeler belirtilmiştir. Ayrıca başkanlığın, gerekli gördüğü takdirde yukarıda belirtilen belgelere ilave olarak başka tevsik edici belgeler de talep edebileceği söylenmiştir.

Dolayısıyla defter ve belgelerin zayi olma durumunda aşağıdaki işlemler sırasıyla gerçekleştirilmelidir:

1- Zayi olma durumunun öğrenilmesinden itibaren tevsik edici bilgi ve belgeleri ile birlikte 15 gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yetkili mahkemesine başvurarak zayi belgesi alınmalıdır.

2- Elektronik defter hangi nedenden dolayı zayi olduysa, zayi sebebi doğrultusunda yukarıda belirtilen diğer belgeler temin edilmelidir.

3- Yeminli Mali Müşavir tarafından Özel Amaçlı Rapor yazılmalıdır.

4- Mahkemeden alınan zayi belgesi, diğer belgeler ve YMM Özel Amaçlı Raporu ile beraber Gelir İdaresi Başkanlığı'na yazılı başvuruda bulunulmalıdır.

Bu adımlar sırasıyla izlenip yapılan başvurunun kabul olmasından sonra zayi olan e-Defter kayıtlarının yeniden oluşturulması ve bunlara ait yeni oluşturulan e-Defter ve berat dosyalarının e-Defter uygulaması aracılığı ile Başkanlık sistemine yeniden yüklenmesi için Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yazılı izin verilir.

Yukarıda defter ve belgelerin eksikliği ve/veya ulaşılamaz olması durumunda izlenecek adımlar belirtilmiştir. Defter ve belgeler hangi sebeple zayi olursa olsun, mutlak suretle ticari işletmenin bulunduğu yetkili mahkemeye başvurarak zayi belgesi alınmalı ve Yeminli Mali Müşavir tarafından yazılacak “YMM Özel Amaçlı Raporu” düzenlenmelidir.

3. YMM Özel Amaçlı Raporu’nda Bulunması Gereken Bilgiler:

Yeminli Mali Müşavir tarafından yazılacak Özel Amaçlı Raporda, silinmesi istenen döneme ait defterin ve yerine yeniden oluşturulacak defterin;

1- Yevmiye başlangıç-bitiş numarası,

2- Borç-alacak Dip toplamları,

3- Hesaplanan KDV tutarları,

4- İndirilecek KDV tutarları,

5- Ödenecek KDV tutarları,

6- Devreden Vergi tutarları

Bakımından fark oluşturmadığını, fark oluşturuyor ise farkın sebebinin de belirtilmesi gerekmektedir.

Bununla birlikte düzenlenecek raporda aşağıdaki konuların açıklanması gerekmektedir:

1- Katma Değer Vergisi bakımından; yeni kayıtlar ile önceden verilen KDV Beyannamesinde ki verginin matrahı, hesaplanan vergi ve vergi oranı, oranlar itibariyle vergi indirimlerinin ve varsa istisnaların önceden verilmiş olan KDV Beyannamesiyle uyumu,

     a- BA ve BS Formlarındaki belge adetleri ile tutarlarının yeni kayıtlarda yer alıp almadığı ve KDV Beyannamesiyle ile uyumu,

2- Gelir Vergisi Stopajı-Sigorta Primleri bakımından; önceden verilmiş olan Muhtasar beyannamesindeki bilgilerin yeni kayıtlar ile uyumu,

      b- Muhtasar beyannamesinde yer alan tutarların ilgili döneme ilişin SGK’ya verilen bildirgeler ile bu bildirgelerde yer alan tutarların yeni kayıtlarla uyumu,

Araştırılıp, raporda gerekli açıklamalarının yapılması gerekmektedir. Bütün bu çalışmalar yapıldıktan ve gerekli açıklamalara yer verildikten sonra Özel Amaçlı Raporun sonuç bölümünde; silinen defterlerin yerine yüklenecek yeni defterlerin hazinenin aleyhine bir durum oluşturmayacağı ve vergi zıyaına sebep olmayacağı Yeminli Mali Müşavir tarafından tespit ve tasdik edilmelidir.

4. Sonuç:

Yukarıda anılan kanun ve tebliğler doğrultusunda e-Defter zorunluluğu kapsamında bulunan şirketler belirtilmiştir. Mükelleflere ilişkin elektronik defterlerin, saklanması ve gerektiğinde ibraz etme sorumluluğu defter ve belge sahibi mükelleflere ait olmakla beraber bu sorumlulukların yerine getirilmemesiyle de cezai yaptırımlarla karşı karşıya kalabilmektedir.

Son yıllarda e-Defter uygulamasına tabi olan mükellef sayısının artması ve bu doğrultuda oluşabilecek risklerinde artması sonucunda elektronik defterlere ikincil kopyalama zorunluluğu getirilmiştir.  Her ne kadar elektronik defterlere ait ikincil kopyalar alınsa da bazı durumlar karşısında yine de elektronik defterler işlem göremez veya erişilemez durumunda kalabilmektedir.

Başkanlık tarafından yayımlanan e-Defter uygulama kılavuzunda oluşabilecek bu riskler belirtilmiş olup, öngörülen bu durumlarda ise temin edilmesi gereken belgeler belirtilmiştir. Elektronik defter ve belgelerin zayi olmasıyla beraber ilk aşamada; söz konusu durumun öğrenilmesinden itibaren tevsik edici bilgi ve belgeleri ile birlikte 15 gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yetkili mahkemesine başvurarak zayi belgesi alınmalıdır. Alınan bu zayi belgesiyle beraber, Yeminli Mali Müşavir tarafından yazılacak Özel Amaçlı Rapor ve elektronik defter hangi nedenden dolayı zayi olduysa kılavuzda belirtilen diğer belgeler ile Gelir İdaresi Başkanlığı’na yazılı başvuruda bulunulması gerekmektedir. Yapılan bu başvurunun kabul olmasıyla birlikte mükellefler yeniden oluşturulan elektronik defterlerini yükleyebileceklerdir.

Zayi sebepleri ve bu sebeplerden kaynaklı talep edilen belgeler değişse de, bütün bu durumlarda zayi belgesinin yanında Yeminli Mali Müşavir tarafından düzenlenen Özel Amaçlı Raporun ibraz edilmesi gerekmektedir. Düzenlenecek bu raporda ise hangi bilgilere yer verileceği yukarıda belirtilmiş olup, Yeminli Mali Müşavir tarafından; silinen defterlerin yerine yüklenecek yeni defterlerin hazinenin aleyhine bir durum oluşturmayacağı ve vergi zıyaına sebep olmayacağı tespit ve tasdik edilmelidir.

Sonuç olarak; mükelleflere ait elektronik defterlerin zayi olması istenmeyen bir durum olmakla beraber, böyle bir durumla karşılaşılması halinde gerekli işlemlerin eksiksiz bir şekilde yerine getirilmesi gerekmektedir. Aksi takdirde defterlerini elektronik ortamda tutan mükellefler, diğer olumsuz durumlar ile birlikte cezai yaptırımlara maruz kalabileceklerdir.

Erkam TOPCUOĞLU

Denetçi